Behördenberatung
Allgemeine Informationen
Das Stadtarchiv berät die Ämter der Stadtverwaltung bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Es kann außerdem nichtstädtische Archiv-Eigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivguts beraten und unterstützen, soweit daran ein städtisches Interesse besteht (§ 3 Abs.5 Stadtarchiv-Satzung).
Aktenaussonderung
Die Verpflichung zu wirtschaftlichem Verwaltungshandeln bezüglich der Übersicht über die Mengen an Unterlagen und um diese Verwaltungsinformationen überhaupt wiederauffindbar verwalten zu können, sind die Ämter und anderen Einrichtungen der Stadtverwaltung Bamberg verpflichtet, die bei ihnen entstehenden Unterlagen (auch digitale Daten in Fachverfahren) in einer Registratur für eine zeitlich befristete Dauer verfügbar zu halten. Diese „Aufbewahrungsfristen“, z. B. nach dem Fristenkatalog des Einheitsaktenplans der bayerischen Gemeinden und Landratsämter, müssen aus den genannten Gründen sowie insbesondere bei personenbezogenen Unterlagen wegen des Datenschutzes eingehalten werden.
Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist ist dem Fachamt jedoch keine Löschung oder Vernichtung der Informationen gestattet. Auch Löschungsvorschriften nach datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind in der Regel keine Befugnis zur Löschung von Daten ohne Zustimmung des Stadtarchivs. Es geht ausschließlich um die Entfernung der Daten aus der Systemumgebung durch Anbietung an das Stadtarchiv und die Einholung der Entscheidung des Stadtarchivs über Archivierung oder Vernichtung (Löschungssurrogat).
Konkret lösen der Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. der Eintritt des Zeitpunkts der sog. „Löschung“ bei digitalen Daten ein vom jeweiligen Fachamt ausgehendes Aussonderungsverfahren aus. Dem Stadtarchiv werden die Daten angeboten. Das Stadtarchiv trifft nach archivischen Kriterien die Entscheidung, ob die angebotenen Unterlagen vernichtet bzw. physikalisch gelöscht werden dürfen, sog. „Kassation”, oder in das Archiv zur dauerhaften, zeitlich unbefristeten Aufbewahrung übernommen werden (= Archivierung im Sinne der gesetzlichen Anforderung).
Grundlagen für das Verfahren sind das Bayerische Archivgesetz, die Aktenordnung der Stadt Bamberg und die Dienstanweisung zur Aktenaussonderung.Im Aussonderungsverfahren übersendet die anbietende Stelle/Registratur dem Stadtarchiv eine Liste („Aussonderungsverzeichnis”) der auszusondernden Unterlagen auf elektronischem Weg. Die Bewertungsentscheidung des Archivs wird in der Liste gekennzeichnet und die Liste der anbietenden Stelle zurückgeleitet, die auf dieser Grundlage die zur Übernahme vorgesehenen Unterlagen dem Archiv zuleitet. Die vom Stadtarchiv für die Vernichtung bewerteten und freigegebenen Unterlagen werden auf Kosten der anbietenden Dienststellung und in eigener Verantwortung für die rechtskonforme Kassation vernichtet.
Mit der Übernahme in das Archiv wird aus Verwaltungsunterlagen Kulturgut, das für Rechtssicherung und Forschung in Gesellschaft und Verwaltung einen hohen Quellenwert besitzt.
Eine vom Stadtarchiv getroffene Entscheidung zur Kassation zwingt aus datenschutzrechtlichen und finanziellen Gründen zur Vernichtung der angebotenen Unterlagen. Eine weitere Aufbewahrung dieser Unterlagen ist nicht zulässig.